Reunião Planejada = Resultados Positivos

Quando analisamos as razões para promover reuniões de equipes nas organizações, vemos que as reuniões são partes importantíssimas da comunicação e do relacionamento interpessoal dentro da empresa. Uma reunião planejada, geralmente, é bem sucedida e contribui para o sucesso das organizações, por isso precisam ter foco, objetivos claros e prioridade atendida. Assim, será capaz de ampliar, fortalecer a equipe e consequentemente a empresa.

Veremos agora como preparar uma reunião produtiva com resultados positivos, para o desenvolvimento de equipes. De forma que não haja perda de tempo e desinteresse dos participantes. Lembrando que o sucesso de uma reunião começa com a qualidade da preparação e organização.

1ª PARTE – PLANEJAMENTO DA REUNIÃO

– Qual o objetivo da reunião: Informar? Criar estratégia? Metas? Fortalecimento da equipe? Treinamento?

– Assunto: O que será tratado? Qual o foco da reunião?

– Periodicidade: Qual o tempo necessário para tratar do assunto definido? Será reunião única ou reuniões periódicas? Isso depende da extensão e da complexidade do assunto.  Por exemplo, Reuniões de treinamento e atualização de produtos ou processos da empresa geralmente são periódicas.

– Participantes: Quais pessoas ou departamentos terão que participar? Qual o grau de abrangência de pessoas de outros departamentos envolvidos no processo que poderia ser importante a presença?

– Auxiliares: Necessidade de algum auxiliar para ajudar na preparação, distribuição de materiais, anotações e organização da reunião?

-Recursos: Analisar a necessidade de utilização de recursos como: papéis, canetas, slides, data show, apostilas, etc. Caso haja necessidade, deve-se preparar com antecedência.

2ª PARTE – EXECUÇÃO DE UMA REUNIÃO PLANEJADA

– Horário da Reunião: Determinar qual o horário será menos prejudicial à produção da equipe, tendo mais tranquilidade, para absorver do conteúdo. Por exemplo, no início ou final do expediente. Deve-se avisar todos os participantes com antecedência.

– Cronograma da Reunião: Programar o tempo de cada etapa, inclusive de duração. Tempo para abertura, para informações preliminares, para desenvolvimento do assunto principal, discussões, debates e encerramento são exemplos. Encontros demorados demais, além de cansativos, perdem o foco e o interesse dos participantes.

– Participação e debates: Garantir a participação de todos, para que não haja monopolização das falas e opiniões.

– Avaliação por parte dos participantes: No final da reunião fazer a leitura das deliberações, sugestões, prazos e atribuições definidas; É importante saber a opinião dos participantes sobre a reunião. “Que nota daria? Porque a reunião foi importante? A reunião alcançou o objetivo proposto? A metodologia foi adequada? Sugestões de melhoria”. Essa avaliação não precisa ser escrita, com um formulário para cada participante responder. Pode ser verbal, mas garantir o registro dos pontos negativos e positivos para posterior análise.

– Ata da Reunião: Escrever uma ata da reunião, para que se garanta que não se perca as ideias, sugestões e decisões do que foi tratado. É importante coletar assinaturas dos participantes na ata da reunião, havendo comprometimento futuro nas deliberações tomadas por todos.

3ª PARTE – AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

– Analisar e avaliar com a equipe de colaboradores que participaram da organização e execução da reunião se foi alcançado o objetivo, se os recursos foram bem utilizados e o que pode ser melhorado na próxima reunião. Esta avaliação pode ser feita logo após a reunião, deve ser de curtíssima duração e as melhorias anotadas.

– Ata da Reunião: Publicar no mural ou enviar por e-mail. Escolha, assim, uma forma eficaz de dar conhecimento das deliberações ocorridas na reunião.

– Execução das deliberações: Delegar as tarefas, informar as pessoas que fazem parte do processo sobre as mudanças, alterações ou sugestões novas a serem implementadas e os prazos determinados.

– Acompanhamento: acompanhar a implantação e o andamento das mudanças, alterações ou sugestões deliberadas. Observe e anote, portanto, suas observações para os próximos encontros.

Havendo integração nas reuniões, consequentemente, haverá integração no desenvolvimento dos trabalhos da empresa. Por isso é tão importante ter conhecimento dos pontos positivos de uma reunião planejada.

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