5 etapas para resolver os desafios do supervisor de produção – Etapa 4

Os desafios do supervisor de produção sempre estão presentes. As rotinas da empresa ou departamento devem ser estabelecidas e respeitadas como ritos. Uma vez estabelecidas, as normas, procedimentos e horários esses devem ser cumpridos a risca pelos colaboradores e demais camadas superiores.

Nas etapas anteriores sobre como resolver os problemas da supervisão de produção, trabalhamos o reconhecimento do problema (etapa 1), o papel de cada colaborador no processo produtivo (etapa 2) e o diagnóstico e ajuste da equipe (etapa 3).

As três etapas anteriores foram sobre o levantamento de dados e informações como base para a próxima etapa. O poder da mudança está na análise das informações para gerar o conhecimento sólido e possibilitar a tomada das decisões adequadas. Assim será possível resolver os problemas do supervisor de produção.

Treinamento, treinamento e treinamento!  A implantação da cultura organizacional que se pretende construir se faz com treinamento contínuo. Não basta ensinar, é preciso acompanhar e avaliar rotineiramente.

O processo de melhoria seja de uma empresa ou departamento passa pelo aprimoramento das rotinas. As atividades operacionais que são realizadas diariamente se não forem padronizadas, geram rupturas e perdas que afetam os resultados da empresa.

No último livro do professor Vicente Falconi, “O Verdadeiro Poder”, ele realça que a má gestão das rotinas responde por cerca de 80% dos problemas de uma empresa.

Basicamente rotina é uma padronização. Onde a rotina está fraca? O que deve ser feito? Muito treinamento, execução auditada, checagem de tudo continuamente e atuação nos desvios sem tréguas. É simples falar, mas difícil de fazer, pois envolve o treinamento de muitas pessoas e o estabelecimento de um ambiente de trabalho de elevada responsabilidade e consciência.

Falconi afirma que o desenvolvimento empresarial é um processo educacional e que, portanto, leva tempo. O conhecimento não é algo estabelecido e fixo. É algo que está sempre em construção e, portanto, o aprendizado nunca termina. A empresa é um conjunto de seres humanos, portanto tem o mesmo comportamento.

Etapa 4 – Rotina e treinamento contínuo

As rotinas da empresa ou departamento devem ser estabelecidas e respeitadas como ritos. Uma vez estabelecidas, as normas, procedimentos e horários esses devem ser cumpridos a risca pelos colaboradores e demais camadas superiores.

Estabelecido a descrição e procedimento de cada cargo, passamos para a execução do treinamento das tarefas diárias. A execução do treinamento é o ápice de todo o planejamento de desenvolvimento da equipe. Se a execução não for bem feita, compromete-se todo o programa.

1- Reuniões de Equipe para solucionar desafios do supervisor de produção

• Estabeleça o dia e horário de reunião com sua equipe e seja, portanto, seja rigoroso quanto a isso.
• Prepare a reunião com pauta, material necessário e, se for o caso, determine o tempo de reunião. Não mais que uma hora e meia, devido a perda de foco e interesse.
• Essas reuniões serão para tratamento de assuntos relativos a problemas, comunicados, conflitos, estatística de fechamento do mês, desempenho da equipe, produtividade, inovações e troca de informações e experiências estritamente de interesse do departamento.
• Toda reunião deve-se iniciar com a leitura da visão, missão e valores da empresa e o objetivo do departamento. Todos devem saber de cor e salteado.

2- Organização e Controle

• Confecção de um cronograma de treinamento para a equipe, elegendo treinamentos mais urgentes, para os problemas mais urgentes.
• Confecção de pequenos e simples testes para comprovar a eficácia de cada etapa do aprendizado. Nestes devem conter data, conteúdo, o nome do aprendiz e o nome do treinador. Mantenha arquivado para próximas ocasiões.
• Faça um dossiê (pasta) de cada colaborador com as avaliações e os testes aplicados. Assim terá um banco de dados que facilita a organização e futuros treinamentos.

3- Treinamento de Processos

• Colaboradores que são experientes em uma função, que têm domínio completo da atividade do início ao fim, boa comunicação e dinâmica serão os treinadores de colaboradores que ainda não têm o domínio completo ou colaboradores recém-contratados.
• Dependendo da complexidade de alguma atividade, talvez o colaborador deva ser encaminhado para receber treinamento fora. Exemplo: no fabricante. Assim poderão enviar um treinador, ou você solicitar um treinamento on-line, que não exige locomoção do funcionário.
• Vídeos de processo ou treinamento é uma excelente solução de treinamento e não envolve custo alto.
• Se possível, faça juntamente com o colaborador “treinador” um fluxograma simples da atividade, com início meio e fim. Feito este fluxograma, uma cópia fica com o colaborador que executa a atividade e outra é arquivada.
• Se for mais de um colaborador, cada um fica com uma cópia. Outra ideia seria fixar uma cópia maior próximo dos colaboradores.
• Quando houver alteração no processo, o fluxograma daquela atividade deve ser atualizado, senão tudo se perde ao longo do tempo.

4- Avaliação de Desempenho

• Estabeleça cronograma de avaliação de desempenho por competência. Veja link
• Esta avaliação possibilita a melhoria contínua dos funcionários, através do autoconhecimento e autocrítica. Mantenha-a no arquivo do colaborador. Serve de comparativo para as próximas avaliações.
• Em colaboradores com maior tempo de casa poderá ser aplicada de seis em seis meses ou até uma vez ao ano. Dessa maneira, para os recém-contratados é importante nos três primeiros meses e depois nos seis meses de casa.

Seguindo estes passos você verá uma grande ajuda para resolver grande parte dos desafios do supervisor de produção. Mas não acaba aqui… Vamos ver mais alguns pontos importantes.

5- FeedBack

• Exerça essa rotina. É uma excelente ferramenta no desenvolvimento de pessoas.
• Aprenda a utilizá-lo para fazer elogios, corrigir problemas, e em alguns casos elogiar e corrigir alguma falha ao mesmo tempo.
• Pesquise e leia antes de aplicar esta ferramenta, uma vez aplicada de forma errada o efeito pode ser desastroso.

6- Engajamento da Equipe – o envolvimento dos colaboradores previne a rotatividade

• Valorize o colaborador e forneça confiança a ele.
• Envolva a equipe de forma que sintam que fazem parte da organização e têm orgulho disso.
• Entusiasme-os. Porque os gestores devem manter um espírito animado, quando estiverem alinhando tarefas e passando trabalhos para os funcionários.

7- Segurança do Trabalhador – Manter a segurança preventiva do trabalhador é bom tanto para o trabalhador, quanto para a empresa, portanto fique atento:

• Uso dos EPIs pela equipe.
• Qualidade dos EPIs fornecidos.
• Conscientização da equipe sobre a necessidade e o bem de se usar o EPI.
• Solicite palestras de conscientização.
• As anotações de recepção e entrega de EPIs devem ser feitas na ficha própria e arquivada de acordo com as normas da empresa. Outra saída é manter no arquivo do colaborador, no próprio setor em que trabalha.

8- 5S – a organização do local de trabalho é de suma importância para o desenvolvimento, organização e prática de qualquer atividade, além de evitar desperdícios.

• Estabeleça o dia e o período de aplicação do 5s.
• Planeje o dia do 5S.
• É necessário, portanto, o envolvimento de toda a equipe.

9- Avaliação dos resultados do treinamento

Indicadores são essenciais ao planejamento e controle dos processos das organizações, pois possibilitam o estabelecimento de metas quantificadas.

Com base nestes indicadores podemos elaborar análises críticas do desempenho dos processos de treinamento e desenvolvimento. Além de redirecionar, caso seja necessário, para novos pontos onde poderemos atingir os objetivos previamente traçados.

De acordo com as atividades da empresa e/ou do setor que está sendo treinado, deve-se estabelecer os indicadores que podem ser utilizados para avaliar um programa de treinamento:

• Índice de satisfação de clientes (externos ou internos);
• Tempo médio de produção;
• A Taxa de assiduidade (colaboradores);
• Taxa de rotatividade (colaboradores);
• Taxa de não conformidades (peças com defeito).

A periodicidade da avaliação dos indicadores é de acordo com as atividades desempenhadas de cada negócio. Estabeleça a rotina de avaliação e não fuja dela. Pode parecer simples, mas faz uma grande diferença para resolver problemas do supervisor de produção.

Treinamento não substitui gerenciamento. Como forma de conclusão e reflexão, não devemos considerar o treinamento como uma ferramenta única de desenvolvimento das equipes.

Ele não substitui o gerenciamento adequado das equipes e cabe aos bons líderes colaborarem, para que o aprendizado obtido nos treinamentos torne-se uma ferramenta efetiva de sucesso.

A melhora das competências de um membro da equipe não depende somente dele. Depende também da equipe e principalmente dos gestores que irão apoiá-lo e conduzi-lo para patamares superiores de performance.

Todo processo, para ter continuidade, tem que haver esforço, determinação e grande engajamento, principalmente do gestor. Mantenha o foco em resultado e verá que os desafios do supervisor de produção podem ser solucionados.

O objetivo final desta etapa é superar os desafios do supervisor de produção, através do estabelecimento da rotina. Dessa forma será simples manter o controle da organização, da produção do setor e possibilitar o diagnóstico dos erros com maior rapidez e eficiência. Na próxima etapa, trataremos do desenvolvimento do líder.

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