A rotina na sua empresa está sob controle?

Você sabia que 80% dos problemas operacionais de uma empresa são decorrentes da rotina? E então, você tem controle na rotina da sua empresa?

Vicente Falconi, fundador da consultoria INDG e autor do livro O Verdadeiro Poder, mostra a necessidade das empresas criarem processos de gestão das atividades corriqueiras.

Para o professor o índice é maior, “100% dos problemas operacionais vêm da má gestão das rotinas”, diz ele.

No livro ele ressalta a importância e a necessidade das empresas criarem processos consistentes, pois não tem processo de melhoria se não houver o aprimoramento das rotinas. Isso é de extrema importância para o controle das rotinas em uma empresa.

As atividades operacionais realizadas diariamente podem gerar rupturas e perdas que afetam os resultados da empresa, quando não são padronizadas.

Para o professor, cuidar das rotinas é essencial para qualquer empresa, apesar de muitas não darem atenção a esse assunto. “Não tem charme e dá muito trabalho, mas tem que ser feito se a organização quiser avançar além da mediocridade.”, afirma Falconi.

Para gerenciar as rotinas, é preciso aplicar um conjunto de procedimentos que garantem a obtenção dos resultados esperados e analisá-los constantemente.

O benefício da aplicação das rotinas está na análise das informações advindas das rotinas.

É a análise dos resultados que gera o conhecimento sólido, e é esse conhecimento que sustenta a base para a tomada de decisões adequadas.

Como exemplo ele cita a Suzano Papel e Celulose, onde o programa de gerenciamento das rotinas realizado pelo INDG — e no qual ele se envolve pessoalmente, participando de reuniões bimestrais com a diretoria — já tem demonstrado resultados, inclusive, financeiros. O projeto gerou uma economia de R$ 40 milhões desde que foi implementado, em menos de dois anos.

Numa entrevista, a Época NEGÓCIOS pergunta à Falconi:

Por que é tão difícil, apesar de simples, as empresas se organizarem de forma bem sucedida?

Falconi explica que a primeira dificuldade é a de ter metas bem estabelecidas para todos.

Na maioria das vezes os líderes estabelecem metas “frouxas” que não desafiam as pessoas da organização.

A cada ano que passa a empresa entra em um novo ciclo, um novo estágio, onde os conhecimentos e práticas existentes já foram utilizados e analisados gerando dados para um novo plano de ação.

Finalmente, quando não há mais o que copiar, então a única maneira de continuar a evoluir é por meio da análise competente da informação e a descoberta de novos conhecimentos que levarão a novos patamares de desempenho.

É melhor que a empresa esteja preparada para a melhoria contínua, pois o conhecimento é algo sempre em construção, não existem limites neste processo em qualquer organização, seja ela privada ou não.

É verdade que a falta de controle na rotina da empresa responde por cerca de 80% dos problemas de uma empresa? Por quê?

Falconi responde que 100% dos problemas operacionais decorrem da rotina.

As organizações funcionam da mesma forma que o corpo humano ou a natureza. Tudo tem que funcionar bem para que o ser se desenvolva.

Nas organizações é a mesma coisa. As operações rotineiras do dia a dia devem ser simplesmente perfeitas para podermos atacar metas cada vez mais desafiadoras.

Respondendo ao questionamento sobre o que é melhorar a empresa, ele diz que melhorar a organização é mudar o patamar de desempenho da rotina operacional para níveis cada vez mais altos. Só se consegue fazer isto bem, se a rotina for perfeita.

Como uma empresa começa e desenvolve um programa de gestão da rotina?

Realizando um diagnóstico: Onde a rotina está fraca? O que deve ser feito? Basicamente a rotina é padronização, muito treinamento, execução auditada, checagem de tudo continuamente e atuação nos desvios sem tréguas.

Parece simples, mas envolve o treinamento de muitas pessoas e o estabelecimento de um ambiente de trabalho de elevada responsabilidade e consciência e comprometimento.

O desenvolvimento empresarial é um processo educacional e que, portanto, leva tempo.

O conhecimento não é algo estabelecido e fixo. É algo que está sempre em construção e portanto o aprendizado não termina nunca. Morreremos aprendendo.

É demorado chegar aos resultados esperados?

O conhecimento acumulado por uma empresa é que determina o seu nível de resultados. Não é fixo, cresce sempre!!! Agora, o que puxa o aprendizado nas organizações é a meta que decorre de sonhos grandes.

Finalmente, o controle na rotina da empresa determina o amadurecimento, o nível de consciência e comprometimento e os resultados do negócio.

Fonte: Entrevista Vicente Falconi para Época Negócios

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