Reunião Planejada = Resultados Positivos

reuniao23
quais os pontos positivos de uma reunião planejada

Quando analisamos as razões para promover reuniões de equipes nas organizações, vemos que as reuniões são partes importantíssimas da comunicação e do relacionamento interpessoal dentro da empresa. Uma reunião planejada, geralmente, é bem sucedida e contribui para o sucesso das organizações, por isso precisam ter foco, objetivos claros e prioridade atendida. Assim, será capaz de ampliar, fortalecer a equipe e consequentemente a empresa.

Veremos agora como preparar uma reunião produtiva com resultados positivos, para o desenvolvimento de equipes. De forma que não haja perda de tempo e desinteresse dos participantes. Lembrando que o sucesso de uma reunião começa com a qualidade da preparação e organização.

1ª PARTE – PLANEJAMENTO DA REUNIÃO

– Qual o objetivo da reunião: Informar? Criar estratégia? Metas? Fortalecimento da equipe? Treinamento?

– Assunto: O que será tratado? Qual o foco da reunião?

– Periodicidade: Qual o tempo necessário para tratar do assunto definido? Será reunião única ou reuniões periódicas? Isso depende da extensão e da complexidade do assunto.  Por exemplo, Reuniões de treinamento e atualização de produtos ou processos da empresa geralmente são periódicas.

– Participantes: Quais pessoas ou departamentos terão que participar? Qual o grau de abrangência de pessoas de outros departamentos envolvidos no processo que poderia ser importante a presença?

– Auxiliares: Necessidade de algum auxiliar para ajudar na preparação, distribuição de materiais, anotações e organização da reunião?

-Recursos: Analisar a necessidade de utilização de recursos como: papéis, canetas, slides, data show, apostilas, etc. Caso haja necessidade, deve-se preparar com antecedência.

2ª PARTE – EXECUÇÃO DE UMA REUNIÃO PLANEJADA

– Horário da Reunião: Determinar qual o horário será menos prejudicial à produção da equipe, tendo mais tranquilidade, para absorver do conteúdo. Por exemplo, no início ou final do expediente. Deve-se avisar todos os participantes com antecedência.

– Cronograma da Reunião: Programar o tempo de cada etapa, inclusive de duração. Tempo para abertura, para informações preliminares, para desenvolvimento do assunto principal, discussões, debates e encerramento são exemplos. Encontros demorados demais, além de cansativos, perdem o foco e o interesse dos participantes.

– Participação e debates: Garantir a participação de todos, para que não haja monopolização das falas e opiniões.

– Avaliação por parte dos participantes: No final da reunião fazer a leitura das deliberações, sugestões, prazos e atribuições definidas; É importante saber a opinião dos participantes sobre a reunião. “Que nota daria? Porque a reunião foi importante? A reunião alcançou o objetivo proposto? A metodologia foi adequada? Sugestões de melhoria”. Essa avaliação não precisa ser escrita, com um formulário para cada participante responder. Pode ser verbal, mas garantir o registro dos pontos negativos e positivos para posterior análise.

– Ata da Reunião: Escrever uma ata da reunião, para que se garanta que não se perca as ideias, sugestões e decisões do que foi tratado. É importante coletar assinaturas dos participantes na ata da reunião, havendo comprometimento futuro nas deliberações tomadas por todos.

3ª PARTE – AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

– Analisar e avaliar com a equipe de colaboradores que participaram da organização e execução da reunião se foi alcançado o objetivo, se os recursos foram bem utilizados e o que pode ser melhorado na próxima reunião. Esta avaliação pode ser feita logo após a reunião, deve ser de curtíssima duração e as melhorias anotadas.

– Ata da Reunião: Publicar no mural ou enviar por e-mail. Escolha, assim, uma forma eficaz de dar conhecimento das deliberações ocorridas na reunião.

– Execução das deliberações: Delegar as tarefas, informar as pessoas que fazem parte do processo sobre as mudanças, alterações ou sugestões novas a serem implementadas e os prazos determinados.

– Acompanhamento: acompanhar a implantação e o andamento das mudanças, alterações ou sugestões deliberadas. Observe e anote, portanto, suas observações para os próximos encontros.

Havendo integração nas reuniões, consequentemente, haverá integração no desenvolvimento dos trabalhos da empresa. Por isso é tão importante ter conhecimento dos pontos positivos de uma reunião planejada.

Quer saber mais sobre soldagem para ajudar a sua empresa?

Clique na imagem ou no link abaixo e assista “5 etapas para resolver os desafios do supervisor de produção

O que a Alusolda faz?
A Alusolda oferece Locação, manutenção de equipamentos, e comércio de produtos no segmento de solda e corte.

Faça um orçamento sem compromisso no telefone (62) 3250-0707. Nossos melhores colaboradores irão te atender.
Maria Perpétua é diretora administrativa da Alusolda e possui mais de 37 anos de experiência no ramo de Gestão de Pessoas. Acredita na capacidade de melhoria contínua dos profissionais e gosta de bordar no seu tempo livre.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *