Torne-se uma Pessoa mais Produtiva com apenas 5 Minutos de Leitura

Todos os dias recebemos inúmeras informações ou direcionamentos sobre como ser mais produtivo, como ser vencedor, como trabalhar com nossas equipes, entre outros.

O que devemos colocar em prática? Ou melhor, como colocar em prática tantos ensinamentos?

O que tem que ficar claro é que nem todo o conteúdo destes materiais, que buscamos ou recebemos, pode ser aplicado em nossa rotina. Pois vai depender muito do ambiente em que estamos inseridos.

Mas, se de cada material destes conseguirmos captar algo novo e colocar em prática, um único aprendizado que vai trazer relevância para o nosso seu dia a dia e trazer benefício ou conhecimento novo, vai ter valido a pena o tempo que dedicamos com a leitura.

E muitas vezes, nem precisamos dedicar muito tempo para a leitura. Para este conteúdo aqui, por exemplo, basta investir 5 minutos do seu tempo.

Veremos algumas dicas para você se tornar uma pessoa mais produtiva:

→ Planeje seu dia

Como ser mais produtivo se você não planejou as tarefas do seu dia, nem a ordem que serão executadas?

Liste todas as coisas que você precisa realmente fazer. Dedique um dia da semana – que pode ser o domingo, por exemplo, para programar a próxima semana.

Usar uma agenda eletrônica, ou de papel mesmo, te fará ter uma noção real da quantidade de tarefas a serem realizadas e com isso você conseguirá organizar a ordem e o tempo necessário para cada uma.

Antes de dormir, dedique 15 minutos para revisar sua agenda e planejar como será o dia seguinte.

→ Aprenda a distribuir as tarefas no decorrer do dia

Realize aquelas tarefas mais chatas e mais longas na parte da manhã. Normalmente é quando estamos com mais disposição e já tiramos da frente coisas que não queremos fazer.

Ao organizar a ordem de execução das tarefas te permitirá argumentar com as outras pessoas quando elas te trouxerem atividades extras, que você não havia se planejado. Assim você poderá mostrar ao outro sua relação de atividades para o dia e justificar, com isso, se consegue ou não, atender ao pedido dela naquele momento.

→ Uma coisa de cada vez!

Sempre existem tarefas que são muito importantes e precisam de atenção. Para essas tarefas, foque em realizar uma de cada vez até que a tarefa seja concluída. Evitando assim, erros e retrabalho.

→ Multitarefas? Pode, mas não é o ideal

Esqueça a ideia de que multitarefa é bom, não é! O desempenho em uma atividade, quando você se dedica exclusivamente a ela, é muito maior (e melhor!) do que quando você divide sua atenção com outras atividades ou pessoas.

No entanto, se você estiver fazendo algo mais automático, que não precise de muita memória, pode ocupar o tempo também com outra atividade. Por exemplo, dirigir e ouvir um áudio livro.

→ Tarefas rápidas

Se algumas de suas tarefas levam cerca de 2 minutos para serem realizadas, faça sem ter que anotar na lista. Tarefas de 2 minutos não precisam ser planejadas. Neste caso, a anotação gera volume e perda de tempo no controle das mesmas.

→ Mantenha seu planejamento à mão

Para não procrastinar, tenha sua lista do dia sempre à vista. Isto irá evitar que você comece a enrolar como se não tivesse nada para fazer.

Utilize a agenda do celular, se seu trabalho é mais externo ou a agenda no computador, caso seu trabalho seja mais interno. Estes dois dispositivos podem ser configurados para te mandarem notificações sobre as atividades planejadas, de modo a te auxiliar a realizá-las no dia programado e não procrastinar.

→ Tarefas novas, o que fazer?

Durante o dia outras tarefas irão aparecer, quando isso começa acontecer em grande volume normalmente nos atrapalhamos. Crie uma lista das tarefas que estão chegando para que elas não se percam ou se sobressaiam as que já estavam planejadas.

Pare um momento, analise sua programação, e inclua as novas atividades no seu planejamento por ordem de relevância e urgência.

→ Desenvolva seu próprio sistema para ser mais produtivo

Existem diversos sistemas, aplicativos e ferramentas para produtividade, e como foi dito anteriormente, não tem como colocarmos tudo em prática.

Até porque, cada pessoa é de uma maneira, tem personalidade e métodos de aprender diferentes um dos outros, nesse caso, você precisará testar algumas técnicas para encontrar a que mais se adequa a sua rotina.

Não existe uma certa, existe a que funciona para você.

→ Eficácia nas tarefas

A eficácia diz respeito a realizar as tarefas que importam de forma rápida e com qualidade.

Nem sempre viver ocupado significa que você está sendo produtivo. Torne-se uma pessoa mais eficaz na realização de tarefas, evitando distrações, e depois busque ser eficiente, encontrando as melhores soluções e posicionamentos.

→ Defina suas prioridades

Quando procrastinamos é porque não estamos vendo sentido no que temos para fazer.

Para eliminar esse problema, defina quais são suas prioridades na vida e no trabalho e entenda porque está realizando, ou deve realizar, aquelas tarefas.

→ Use ferramentas de produtividade

Existem diversas ferramentas prontas, gratuitas ou pagas, para anotar, marcar compromissos, anotar ideias, criar mapas mentais. Estas ferramentas podem te ajudar a complementar suas armas para ser uma pessoa mais produtiva.

→ Acorde cedo

Comece seu dia a frente de outras pessoas. Acorde mais cedo do que já acorda normalmente e tenha mais tempo para desenvolver suas tarefas.

→ Respira, Inspira e não Pira!

A meditação limpa sua mente e acalma a alma. Ela ajudará a trazer sua consciência de volta no momento do caos e você se lembrará das prioridades e do por quê de suas tarefas.

→ Use seu momento de energia

Todos nós temos picos de energia durante o dia, alguns, na parte da manhã, outros na parte da tarde e outras a noite. Se observe e descubra qual período do dia que você tem mais energia e use isso a seu favor.

→ Organização

A produtividade e organização são irmãs de sangue.  Para se tornar uma pessoa altamente produtiva, a vida precisa estar organizada.

→ Delegue

O grande acumulo de tarefas, gera altos níveis de estresse e esgotamento, causando problemas de saúde física e psíquica.

Nem sempre vamos conseguir realizar todas as tarefas que temos e neste momento é bom pensar em como delegar algumas delas para outras pessoas.

Ao delegar tarefas é importante que determine bem as atividades e prazos que elas devem ser realizadas, alinhe as expectativas, evitando estresse e retrabalho.

→ Aprenda a dizer “NÃO”

Quando você tenta ajudar todo mundo você não terá tempo para se ajudar. Aprenda a dizer “NÃO” a maioria dos pedidos que te fazem e dessa forma você terá mais tempo para as suas tarefas.

Com o seu dia planejado e as suas atividades descritas ficará mais fácil para você se justificar com as pessoas, pois poderá mostrar o por quê de não conseguir atender a solicitação dela.

Palavras finais sobre como ser mais produtivo

Quando adotamos um planejamento de controle e eficácia, a nossa rotina diária se torna mais leve, e consequentemente reflete na nossa saúde física e mental.

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