Como priorizar assuntos urgentes para resultados rápidos

Sempre há tempo para fazer tudo o que é importante. A nossa maior dificuldade está em determinar o que é realmente importante: as prioridades de fato. Portanto temos que saber como priorizar assuntos urgentes.

Antes de convocarmos uma reunião por impulso (o que muitos denominam ironicamente de “reunite”), devemos analisar a real necessidade, urgência e importância das questões que nos preocupam naquele instante. Quais são os assuntos que requerem a tomada de decisão de um grupo e quais aqueles em que um contato mais próximo com um colega poderá elucidar a questão sem a movimentação e o envolvimento desnecessário de outros colaboradores, causando transtorno e perda de produtividade.

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A ferramenta para priorização

Para avaliarmos e refletirmos sobre cada item que pretendemos usar como pretexto para a convocação de uma reunião, podemos utilizar a tradicional matriz do tempo Urgente X Importante. Vejamos o que são urgência e importância na forma literal da palavra:

• URGÊNCIA = PRESSÃO TEMPORAL PARA EXECUÇÃO
• IMPORTÂNCIA = RESULTADOS, CONSEQUÊNCIAS

Mais(+) Importante Mais(+) Urgente: significa um momento de crise. Algo tem que ser decidido naquele instante, imediatamente e provavelmente por uma ou poucas pessoas. Exemplo: um incêndio em uma seção; um ataque de hackers ao banco de dados da empresa; uma mudança abrupta e inesperada na economia onde a empresa atua; etc.

 Menos(-) Importante Mais(+) Urgente:  significa algo que tem que ser resolvido logo embora não haja a correspondência em termos de importância, mas que se não for solucionado poderá emperrar a agenda, que contém atividades mais importantes. Exemplo: interrupções ou telefonemas inesperados durante a elaboração de um relatório ou na fase de planejamento;  etc.

Mais(+) Importante Menos(–) Urgente: significa o trabalho nas tarefas de médio e longo prazo, mais nobres e importantes. Exemplo: planejamento estratégico; análise de tendências; políticas de treinamento; etc.

Menos(-) Importante Menos(–) Urgente: podem representar tarefas que se tornaram rotineiras ou mesmo fontes de desperdício de recursos, inclusive de tempo. Devem ser delegadas ou abandonadas, pois se não acontecerem não afetarão o trabalho. Exemplo: manusear arquivos antigos ; passar a limpo a agenda ; etc.

Representação gráfica da matriz de gestão do tempo que priorize assuntos urgentes

A matriz acima ajuda a perceber com maior clareza se os tópicos listados merecem uma discussão em grupo, uma entrevista informal, a delegação, a troca de e-mails ou um telefonema, resolvendo a questão a contento de forma alternativa.

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Cabe ainda, numa tentativa de não se render ao impulso de convocar reuniões sem uma análise cuidadosa do ambiente, pensar estrategicamente em outros pontos.

Nas empresas cujos valores estão apoiados em práticas que explicitam o espírito de equipe, a confiança, a ética, o aprendizado contínuo, a proatividade, a descentralização, entre outros valores positivos, reuniões são realizadas com menor frequência e mais qualidade / produtividade. Isso se deve ao fato de que essas empresas sabem priorizar assuntos urgentes.

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Ao contrário, em estruturas organizacionais onde a centralização é marcante, quando ruídos interferem costumeiramente nas relações interpessoais e o clima organizacional não denuncia a cooperação, as reuniões tenderão a acontecer a todo instante, tomando boa parte do tempo que deveria ser destinado a ações efetivas e eficazes.

Concentre suas energias, priorize assuntos importantes e urgentes, assim os resultados virão.

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