Reduza o cansaço físico e mental mantendo sua rotina diária organizada

UMA ROTINA BEM ORGANIZADA E MANTIDA COM PRECISÃO É SINÔNIMO DE PRODUTIVIDADE E MENOS CANSAÇO FÍSICO E MENTAL.

Todos nós temos o nosso jeito de nos organizar no dia a dia. Mas até conseguirmos nos programar de forma eficaz, é uma trajetória um tanto longa. Às vezes leva muito tempo até encontrarmos um método que seja satisfatório.

Mas, qual é o método satisfatório?

Com um pouco de informação aqui e outro ali, a gente vai elaborando o nosso método de trabalho, até que ele satisfaça a nossa necessidade. Muitas vezes ficamos fazendo vários testes e mudamos de método várias vezes, mas isso não importa. O que realmente faz a diferença é não desistir de encontrar o “seu” método.

O seu método para reduzir o cansaço físico e mental é aquele que corresponde a sua necessidade.

Quando você percebe que não é mais necessário fazer mudanças, que a necessidades de controle e facilidade de informações que você deseja está a contento com o mínimo de trabalho para mantê-lo, que não tem dificuldade nem dependerá de muito tempo em manter atualizada e fazer as suas anotações necessárias, aí então, você encontrou o método que se adequa às suas necessidades.

Não importa qual ferramenta você utiliza. O que importa é o resultado obtido.

Comigo não foi diferente. Sou um pouco metódica. Usei poucos métodos por longos períodos de tempo. Mas sempre estou atenta para atualizações que facilitem ainda mais minha rotina. Não tenho problema algum em gastar um pouco de tempo organizando ou mudando a minha rotina, sabendo que mais tarde vai facilitar a minha vida.

Para uma organização eficaz, é necessário fazer alguns levantamentos e análise de suas tarefas. Vou exemplificar o método que eu adotei e que está correspondendo com minhas necessidades e estou satisfeita com os resultados por muitos anos.

Passo a passo da organização da rotina diária de trabalho

ESCOLHA A FERRAMENTA DE CONTROLE QUE IRÁ UTILIZAR:

1. Agenda (daquelas de papel que você tem que fazer as anotações diárias de caneta);
2. Planilha de excel;
3. Agenda do Outlook;
4. Software de gestão de tarefas;

LEVANTAMENTO DE TAREFAS ROTINEIRAS (São tarefas que tem data pré-definida e são de rotina por longa data)

• Atividades/acompanhamentos/relatórios que tenha periodicidade

1. Anual;
2. Semestral;
3. Trimestral;
4. Mensal;
5. Quinzenal;
6. Semanal;
7. Diária
8. No dia;

• Reuniões ordinárias;

TENHA UMA ROTINA DIÁRIA E REDUZA O CANSAÇO FÍSICO E MENTAL

(A rotina diária é a distribuição de todas as tarefas agendadas e das atividades diárias de acordo com as prioridades)

1. Nas prioridades deve sempre levar em conta em primeiro lugar as urgências e emergências (quando houver) seguida das prioridades;
2. Em segundo lugar aquelas atividades que outras pessoas ou departamento dependam de você, de sua autonomia, de sua autorização ou acompanhamento para dar andamento nas tarefas diárias;
3. Visita e troca de informações em todos os departamentos sob sua supervisão ou coordenação, verificar o andamento, as ocorrências e as necessidades do dia;
4. Checagem da agenda para delegar atividades;
5. Checagem de correspondências;

AGENDAMENTO DAS TAREFAS (Anotações sistemáticas da rotina)

Independente de qual ferramenta escolheu utilizar para diminuir o cansaço físico e mental, o método é o mesmo.

1. Os primeiros itens a serem anotados deverá ser aqueles que ocorrem anualmente. Programe na sua agenda no qual mês, o dia do mês e da semana esta tarefa deverá ser entregue.
2. As atividades com periodicidade semestral;
3. Atividades com periodicidade trimestral/bimestral;
4. Em quarto lugar as atividades com periodicidade mensal;
5. Em quinto lugar as atividades com periodicidade quinzenal e semanal;
6. Deve ser agendado também as reuniões ordinárias. Se não tem esta rotina, talvez seja melhor que seja estabelecida.
7. Após ter agendado para o ano todo, as atividades com periodicidade acima, daí segue com as rotinas diárias.

As pendências e urgências do dia anterior devem ser anotadas para o dia seguinte de acordo com a urgência e necessidade de cada uma. Tentar fazer tudo de uma vez tem grandes chances de aumentar o cansaço físico e mental.

No final, você verá que tem uma agenda pronta para todo o ano.

A medida faz o acompanhamento diário, é fácil remanejar as ocorrências que possam surgir futuramente.

Lembrando que isso é rotina, então há que mantê-la sempre atualizada.

Esse simples acompanhamento reduz o acúmulo de informações guardadas na memória, causando estresse e desgaste físico e mental.

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